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Le suivi de ses indicateurs de performance du bloc opératoire est un levier essentiel à l'évolution de l’organisation du plateau technique. Associé à un bon dialogue de gestion et à de l’autonomie dans un cadre organisé par les normes professionnelles (en particulier sur la possibilité de décider), il permet une prise en charge de qualité des patients associée à un confort de travail, tout en utilisant intelligemment l’ensemble des ressources disponibles de l’hôpital.
Produire ces indicateurs nécessite une expertise aboutie des processus en général, et du bloc en particulier. Parce que les établissements ne disposent pas toujours de ces compétences en interne, ou car il est difficile de les mobiliser dans une démarche projet structurée, Datamento en a fait son métier et accompagne chaque année plus de 120 établissements dans l’analyse de l’activité de ce plateau technique, dans la définition des cibles à atteindre (et atteignables ?) et dans le soutien à la prise de décision.
Nous allons dans cet article présenter :
Vous faites la chasse aux temps morts durant vos plages de vacations ?
TVO : Temps de vacations offert, représente la somme des heures de vacations.
TROV : Temps réel d’occupation de la vacation, représente le temps d’interventions qui s’est déroulé à l’intérieur des bornes de la vacation. Attention : si une intervention d’ORL est réalisée dans le cadre d’un TVO ouvert à la Stomato, on ne comptabilise pas ce temps de TROV. Le TROV est donc le temps d’interventions qui se déroule pendant la vacation, limité aux interventions “éligibles” à l’affectation du TVO.
Démarrage tardif : Temps de retard entre l’heure théorique de début de la vacation et l’heure d'entrée en salle de la première intervention associée à cette vacation. Elle caractérise le temps perdu en début de programme.
Fin précoce : Temps entre la sortie de salle de la dernière intervention associée à cette vacation et l’heure de fin de vacation. Elle caractérise le temps disponible et non utilisé en fin de vacation.
Temps inter-patients : Temps cumulé entre 2 interventions de la même vacation (de la fin du bio-nettoyage du patient N à l’entrée en salle du patient N+1). Il caractérise le temps perdu entre 2 opérations, une fois la salle nettoyée. Si un opérateur travaille avec 1 équipe sur 2 salles pour un meilleur enchaînement des gestes, alors le temps inter-patient doit être nul, sans quoi le travail sur 2 salles n’apporte pas la fluidification attendue.
Illustration graphique des concepts clés de cet article.
L’analyse du TROV/TVO de manière macro permet d’identifier les périodes critiques d’usage des vacations.
Le forage par spécialité permet d’identifier qui porte les fins précoces.
Cette action d’analyse a pour objectif d’ouvrir le dialogue avec les spécialités et les opérateurs concernés, afin d’améliorer l’organisation et prendre des décisions collégiales.
Courbes du TROV et du TVO, toutes spécialités
Nous présentons ci-dessus 2 courbes, le TVO en bleu et le TROV en vert, qui permettent de regarder un profil de journée, par créneau de 15 minutes, de 7h à 19h.
Pour rappel, en bleu, le TVO, qui est la somme des heures de vacations offertes, et en vert, le TROV, qui est la somme des heures d’interventions faites dans le cadre de cette vacation.
De 8h à 16h, le profil du TVO montre que l’offre de vacations est relativement constante.
La dernière partie de journée, à partir de 16h montre une offre diminuée, a priori correspondant aux besoins de vacations d’urgences.
Au niveau de l’utilisation de ces ressources de vacations (le TROV en vert), le démarrage de journée est très productif. En effet, si on fait le ratio entre le TROV et le TVO (c’est le taux d’occupation de vacation) on obtient un score de 85 à 90%, ce qui est une bonne cible.
A partir de 10h45-11h, et alors que l’offre en vacation reste relativement linéaire, on voit à contrario que le temps cumulé d’interventions sur ce créneau commence à décroître de manière constante et significative, pour atteindre un seuil très bas de 15% d’occupation de la vacation en fin de journée.
Taux d’occupation des vacations, toutes spécialités
Cette tendance peut également se lire sur la courbe de taux d’occupation des vacations, toutes spécialités confondues.
Comme évoqué précédemment, on note un bon démarrage, et rapidement un taux qui flèche vers le bas, pour atteindre un seuil aux alentours de 15%.
Il convient alors d’étudier si cette baisse est générale ou portée par une ou plusieurs spécialités.
Il est intéressant de vérifier si l’offre en vacations est uniforme entre les spécialités. Certaines d’entre elles pourraient par exemple n’avoir que du temps offert le matin, et d'autres l’après-midi, ou des vacations plus courtes ou plus longues que la moyenne.
TVO par spécialités
Dans le cas qui nous intéresse, on peut constater que l’ensemble des spécialités bénéficie de ressources en vacations constantes (cela se symbolise par une courbe horizontale).
Seules les vacations en gris sur notre schéma ont des ressources atypiques : peu la journée, beaucoup le soir. Dans notre cas de figure, c’est tout à fait normal car il s’agit de TVO d’urgences non dédiées.
Le TROV ne semble donc pas diminuer sous l’effet d’une offre de vacations réduite, mais par un manque d’activité.
Reste à étudier quelles spécialités ont alors un déficit d’activité en fin de journée : des fins précoces.
Nous allons regarder le niveau d’activité (TROV) par spécialité.
TROV toutes spécialités
On constate que pour l’ensemble des activités, le TROV diminue. Toutefois, une spécialité semble avoir une diminution d’activité plus sensible que les autres : l’urologie (en rose).
Nous allons donc pour l’exemple nous concentrer uniquement sur cette spécialité.
TROV par jour de la semaine, pour 1 opérateur donné
En se concentrant donc sur l’Urologie et en analysant au niveau de l’opérateur, on constate une chute significative d’activité pour le chirurgien en vert clair et pour le chirurgien en vert foncé. Toutefois, nous allons nous concentrer tout d’abord sur le vert clair, car à 14h il a le même volume horaire d’activité que son collègue, alors qu’il en a 40% de plus que lui le matin.
Encore une fois, il va s’agir de rentrer dans le détail, et d’utiliser des notions temporelles pour prouver le comportement récurrent ou exceptionnel de fins précoces.
On peut regarder le taux d’occupation ou le TROV sur les x dernières semaines, sur les x derniers mois, comparer un mois m avec le m-1 … ou s'intéresser, comme dans notre cas pratique, au volume d’activité par jour de la semaine (tous les lundis, tous les mardis …d’une période donnée).
Encore une fois, on peut constater des fonctionnements non linéaires et des chutes d’activité plus marquées sur certains jours : les lundis et les mardis.
La solution Performance Bloc permet d’avoir une vue graphique Prévu Vs Réalisé.
En reprenant cette vue pour les lundis des 12 dernières semaines, on se rendra compte que les plages ne sont jamais occupées ce jour à partir de 13h30.
Il sera alors intéressant d’en discuter avec le chirurgien et de proposer une réaffectation de la plage à partir de 14h à une autre équipe, ou de voir l’intérêt de fermer l’une de ses autres vacations pour compléter totalement le lundi …
Plusieurs solutions sont envisageables et ne se limitent bien entendu pas aux deux choix proposés précédemment.
La clé réside dans le partage du même diagnostic et dans la production d’une décision commune (cadre + chirurgien + chef de service par exemple).
Il peut également être intéressant de benchmarker sa spécialité avec cette même spécialité sur des établissements de taille comparable, afin de s’inspirer d’autres modèles d’organisation ou d’estimer le potentiel d’activité de la spécialité.
En conclusion, nous pouvons dire que l’amélioration du bloc opératoire, ce n’est pas seulement de grands chantiers, comme une refonte de la charte de bloc. Faire progresser son bloc et investir ses équipes dans une démarche d’amélioration continue rend le plateau plus humain et plus réactif.
Une multitude de petites décisions, prises en autonomie, changent véritablement les choses et créent un climat de confiance et de collaboration.
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